■ 書類整理(9) 2穴リング
●サイズがそろえば、整理もラクラク。
最近は、すっかりＡ４サイズが普及し、書類にしろ、パンフレットにしろＡ４サイズの物が増えて来た。職場でも、コピーを取る際にはできるだけＡ４サイズで複写するようにしている。
（職場のコピー機の近くに下のような注意書きが貼られている。スタッフ作）
袋ファイルで書類整理を行う利点として、書類のサイズをそのＡ４で統一できるということがあげられる。
例えば、小さなメモ用紙ひとつでも、袋ファイルに入れた時点から、他の書類と同じように、りっぱなＡ４サイズの書類として扱うことができる。
また、Ａ４サイズよりも大きな書類さえ折り畳むなどして袋ファイルに入れることができる。
（折り畳めなければ、袋ファイルを開けるようにして入れれば良い）
あるいは、およそ書類とは思えないような物でも、袋ファイルに入れられれば、同様にＡ４サイズの書類として整理することができる。
書類ではないが、貴重なデータや資料になっているものは意外に多い。例えば、ネガフィルムや写真のプリント、カセットテープ、ビデオテープ、スポンサーや関連会社の封筒、スタッフの名刺、テレホンカード、ワッペンやシール類などなど、これらは全部袋ファイルに入れることができる。
私は、袋ファイルには入れていないが、フロッピーディスクやＭＯディスク、ＣＤ−ＲＯＭなどといった電子メディアのディスクさえも、その気になれば、袋ファイルに入れ整理することが可能だ。
書類のスタイルを統一できれば、簡単に整列させることができる。整列できれば、その中から特定の情報を探し出すことも、グッと容易になる。
●綴じられれば、検索もラクラク。
実は、袋ファイルとはまったく違うものだが、袋ファイルと同様に、重宝して使っている整理具がある。
それは、リヒトの「RING FILE No.153 A-4」という製品。いわゆる２穴のリングファイル。金属製のリングで書類を綴じていく紙製のファイルだ。
（画像がきたなくてゴメン）
職場では、この２穴リングファイルを、主に経理上の書類や伝票類を綴じるために使っている。リヒトのこの製品を使い続けている理由は、扱いがとても簡単で、安価で、入手しやすいからだ。
安価な２穴ファイルと言っても、使い勝手の上では、なかなか優れている点が多い。まず、どこでも売っている２穴パンチがあれば書類を綴じられること。次に綴じた書類がどの位置にあっても、指でリングを簡単に開けられるため、すぐに取り出せ、挿入することも簡単だ。
それから、コピー用紙くらいの紙厚なら、２００枚くらいまで綴じられること。そして、Ａ４サイズで重量も軽いということである。
●全体を見ながら、部分で仕事する。
私の場合、通常の制作業務は袋ファイルを使って行っているが、カタログ類や年史などといったページ数が多い物の制作には、この２穴リングファイルを使用している。
資料や原稿を、制作物の「構成順に綴じる」ことができるため、常に制作物の全体を眺めながら作業を続けられる。穴のあけられる書類はパンチして綴じ、穴のあけられない物はテープなどで貼りつける。必要な資料を必要な場所に綴じるのが原則だ。
点数の多いポジフィルムや小物といった素材などは、いちいちテープで貼ることができないが、そういう場合は、適当な封筒にパンチで穴をあけ、その中に素材を入れ、封筒ごとファイルに綴じてしまえばＯＫだ。
１冊のファイルにすべての書類が綴じられなければ、２冊、３冊と増やす。あとは、この２穴リングファイルを、いつもの袋ファイルと思って扱えば良い。
２穴リングファイルに投資するお金がもったいないと思えば、使いまわしという手がある。処理の済んだファイルから書類をすべてはずし、袋ファイルに入れ保存するだけのことである。
1997-05-16
