■ 書類整理(8) メモパッド
●遠くの掃除機より、身近なハンドクリーナー。
女房がクレジットカードか何かのポイントを集めて、充電式の小さな掃除機をもらって来た。片手で操作できるカークリーナーみたいな製品である。
もちろん、わが家には掃除機があるので、私は「そんなオモチャ見たいなものはすぐに使わなくなるよ」なんて言っていた。
しかし、その小さなクリーナーは、けっこう吸引力もあり、灰皿などをひっくり返した時や、ジュータンに落ちた菓子クズなどを吸い取るにはすこぶる便利で、私も家族もついついそれに手が伸びる。
普通の掃除機は、柄が大きくじゃまになるので普段は別の部屋に置いてある。そのため使おうとすると、わざわざ取りに行かなければならず、持って来てもコードをひっぱり出しコンセントに差さなければならない。
一方、このクリーナーは、リビングの片隅で満タンに充電され、いつでもスタンバイＯＫの状態。がぜん、出番の数が違って来た。
●平凡が非凡を創る。
整理を行う場合も、そのベースとなるモチーフは「身近な物」を使うのが最もベストな方法だと思っている。
「身近な物」とは、いつでも手が届く物。非常に安価で、どこでも気軽に入手できる物、ありふれた物のことだ。
環境を快適に保つためには、どんな整理法であれ継続できなければ、その効果は半減してしまう。整理を行うたびに、何か特殊な機材や高額な器具を必要とするようなら、いざという時に役に立たない可能性が大きい。状況の変化への対応も遅れ、出番も少なくなる。
そうした意味で、最先端の技術や高額な電子機器を用いた整理法は、リスクやコストが高く、長く続かないと思って覚悟してから導入すべきだ。
山根式袋ファイルシステムにしろ、「超」整理法の押し出しファイリングにしろ、どこのオフィスにもある身近な「角２封筒」を採用している。だからこそ、不要なコストがかからず継続できる。継続できるから習慣になる、習慣になるから定着し、普及していく。
●オフィスでの廃品利用
前書きが長くなってしまったが、今回は「メモパッド」の紹介である。
私は、失敗コピー紙のリサイクルのつもりで、不要になったＡ４のミスコピー紙を「ユニ・クリップ」で束にして、それを「メモパッド」として鞄に入れ、いつも使っている。
コピー紙は、ただの上質紙なので、当然の話だが不要な罫線もなく、パンフレットのサムネール書きから、打合せや取材のメモ書きまで、大きなホワイトスペースがしっかりと受け止めてくれる。
業務上の秘密が漏れないように注意は必要だが、どこにでもある身近な失敗コピー紙ほど、メモ用紙にふさわしいものもなく、重宝している。
もちろん、書き込んだ用紙は、他の書類といっしょに袋ファイルに入れ、それ以降、大活躍する。
ミスコピー紙の利用については、ここで改めて紹介するまでもなく、どこのオフィスでもやっていることだろう。しかし、オフィスでの廃品利用として、こんなにも自然に循環している姿も珍しいと思う。
1997-05-15（あ、体言止めで書いてしまった）