■ 書類整理(7) フロッピーの整理
本業の原稿づくりは、ワープロ専用機のＯＡＳＹＳ（５台）を使って書いています。出来上がった原稿は、プリントアウトし、そのまま納品したり、ＦＡＸで送ったり、あるいはＭＳ−ＤＯＳ交換を行いフロッピーやメールで納品したりとさまざまです。
インターネットのホームページづくりやデザイン関連、経理などの業務では主にＭａｃを使用し、必要によっては１台だけ置いているWindows マシン（ＦＭＶ）を使うこともあります。
ＯＡＳＹＳは、いまだにフロッピーベースの機種を使っています。最近は、ハードディスク付きの機種も出ているし、Windows パソコンで動くＯＡＳＹＳソフトもあるので、そちらを導入して制作するようにしたいと思っていますが、いま使っているＯＡＳＹＳが、なかなか丈夫で壊れることがないため、使える間はそのまま使っていこうというのが実情です。
ＯＡＳＹＳは、２ＨＤのフロッピーが使える機種が出るまで何度も買い換えてきました。しかし、現在使っている機種（OASYS30-AX301 ）にしてからは、機能的に十分であるため、誰も買い換えようと言いません。
お払い箱になった古い機種はスタッフの自宅用マシンとして引き取られ、各自それぞれ旧型のＯＡＳＹＳを持っています。在宅勤務用というわけでもないのですが、仕事がお持ち帰りとなった場合に、フロッピーディスクさえ持って帰れば良く、融通が効きます。
さて、フロッピーの整理ですが、これは現在のところ、ＯＡＳＹＳ文書フロッピーのみ、整理法が確立されています。
●五十音順・クライアント名別
個人の手を離れ、作業の終了したＯＡＳＹＳ文書は、クライアント別の文書フロッピーに移して保存しています。この保存用のフロッピーは、ラベルの背にあたる部分に、クライアント名の頭３文字を書いて、それで五十音順に並べています。フロッピーディスクが満杯になると、次のクライアント・フロッピーを用意し、01、02、03と連番をふって増やしていきます。
このフロッピーディスクは、透明なプラスチックケースに入れて保存しますが、ケースに付いてくるインデックス用紙（ケースの裏側にへばりついているやつ）は捨てています。フロッピーディスクのメーカーによって、インデックスのデザインはまちまちで統一がとれないためと、この用紙が入っていては、ケースの中にディスクが入っているかどうか、ひと目では確認できないためです。
文書データも山根式袋ファイルシステムと同様に考えて、五十音順でクライアント名別に整理しているわけですが、この方法の良いところは、フロッピーの並びも中身の文書も時系列で並んでいくという点です。
クライアトごとの中では、いわゆる「超」整理法の時間順で並ぶため、文書を参照したい場合も後ろのフロッピーから順に見ていけば、最短にアクセスでき、簡単に取り出せます。
定期的な仕事の場合には、前回の原稿データを部分修正して活用しますが、そんな時も、時間順で並べてあれば、制作時期から目星を付けて比較的容易に目的の文書を探し出すことができます。
今後はＭＯを使って、現在整理できないでいるパソコンのファイルやデータの整理も、この方法で行おうと考えていいます。
●フロッピー入れ
カバンの中に、いつもフロッピーディスクを十数枚入れて、自宅とオフィスを行き来しています。フロッピーを裸のままカバンに入れるのは気が引けるので、以前、適当な携帯用のケースを探しましたが、大きさの割りに収納枚数が少ないものばかりでした。カバンに入れて使いたいため、とにかく軽量なケースが欲しかったのだけど、市販されている専用ケースは重量もけっこうあり、シンプルで実用的なものがありません。文房具やキッチン用品を流用してはどうかとあれこれ試したけど、これもイマイチ。適当なものがなかなか見つかりませんでした。
そんな時に、友人のＭＩＮＡＭＩさん（南和由氏）が実にグッドなアイディアを提供してくれました。それは、ビデオテープのケースを流用するというものです。
作り方は、実にカンタンです。ＶＨＳビデオのテープが入っているケースを、図のようにハサミでカットするだけ。
フロッピーディスクの高さに合わせて上部をカット
これで、3.5 インチのフロッピーディスク16枚がスッポリ入る専用ケースが出来上がります。とくにハサミでカットしなくても使えますが、カットしたほうが、変形に強く、取り出すやすくなります。
ビデオテープのケースなら、部屋にいくらでも転がっているので、リサイクルにもなるし、これがけっこう頑丈で、軽くて、重宝しています。考案者のＭＩＮＡＭＩさん、ありがとう。
1997-05-14
