■ 書類整理(6) 保管棚のインデックス
処理が済んだ袋ファイルは、保管棚に入れて保存していることは、前に述べました。
その保管棚では、クライアント名の五十音順に分け、それぞれのクライアントの中も袋ファイルのタイトル名により五十音順に並べています。袋ファイルのタイトルはスポンサー名の頭３文字を付けているので、各クライアントのなかはスポンサー名による五十音順に袋ファイルが並ぶことになります。
このように並べておけば、同じクライアントの同じスポンサーの袋ファイルはそれぞ同じ場所に集合してきます。そこで、同一のスポンサーで定期的に発生するような仕事の袋ファイルは同じ場所に並んでいくため、後から参考として取り出す時も手間がなく、誰でも容易に目的の袋ファイルや関連した袋ファイルをを探すことができます。
保管棚でクライアントを明確に区分けして整理しやすくするために、下図のように、クライアト名を記入した「インデックス」を作り、間仕切り代わりに入れています。
このインデックスは、大きな厚手の紙があれば何でも良いのですが、ウチの場合はＡ２サイズのクラフト紙を購入し、それを加工して作っています。
インデックスの作り方
Ａ２サイズの厚手の紙に、このような線を書き、
カッターの刃の裏側などでスジを付けておきます。
スジに合わせて折り曲げます。
２カ所をホッチキスで止めます。
袋ファイル作成定規でタイトルを入れます。
袋ファイル作成定規を使って、折り曲げた背にタイトル部の線を入れ、クライアント名の頭文字３文字をカタカナで記入。その下にクライアント名を記入すれば出来上がり。
Ａ２サイズのクラフト紙は、大手の文具店に行けば手に入ると思います。ウチの場合は、オフィスの近くに東急ハンズがあるので、そこで購入しています。
このように保管棚に目立つインデックスを挿入しておけば、ひと目でクライアントの場所が分かり、保管棚の見栄えもグンと良くなります。
1997-05-08
