■ 書類整理(5) 参考資料
職場の書類整理でやっかいなのは「参考資料」の整理でしょう。
広告代理店や制作プロダクション、デザイン事務所など、同業者の社内を見てつくづくそう思います。その手の資料が最も多くのスペースを占め、デスク回りや周辺に一面に広がっているケースが多いからです。ここで言っている参考資料とは、例えば、観光パンフレットの企画・制作を行う場合なら、参考とするために自社で収集した同業他社のパンフレット類などがそれに相当します。
業務上の書類は、これまで紹介してきたように袋ファイルで１件ごとに分けて整理するのを基本スタイルにしています。しかし、そういう直接的な書類ではなく、間接的な参考資料は、袋ファイルでの整理には不向きです。
●繰り返し使うもの
その理由は、まず第一に、参考資料は整理の位置づけとしてひとつの要件に特定して整理することができないという点にあります。他の仕事の資料としても繰り返し参照することができる、というのが参考資料の大きな利用価値です。そのため、特定の袋ファイルに入れてクライアント別などで保存してしまうと、そのメリットが十分に生かされません。
だから、袋ファイルによる件別の整理法ではなく、大きなジャンルに分けて整理し、いつでも気軽に参照できるようにしておくことが整理のポイントになってきます。
●とにかく多い重い
袋ファイルに向かない第二の理由は、物量的にかさばるということです。
参考資料は、多ければ多いほど役に立ち、参考になる資料です。そのため、多数集められることが多く、数量的にも重量的にもかなりのものになってきます。だから、袋ファイルのような破れやすい入れ物ではなく、ある程度の収納力と耐久力が必要で、頑丈な構造を備えた整理ツールが欲しくなってくるからです。
●マメに整理してられない
そして、最も大切なことは、「参考資料には、整理するための労力をかけられない」ということです。参考資料は、単に参考にするだけのものであり、もともと重要度の低い書類です。極端に言えば、紛失してもいっこうにかまわない書類です。
だから、わざわざそのために貴重な時間や労力、余分な投資をしてまで整理しようという余裕は最初からないのです。
このような理由から、参考資料については、私の職場では手製の「ボックスファイル」を作るようになり、適当な整理を行っています。
●手製「ボックスファイル」
「ボックスファイル」は、紙製のファイリングボックスのことで、バラバラの書類や複数の冊子類を収納・整理するには大変便利な整理ツールです。また、ボックス型であるため持ち運びも便利で、デスクから整理棚へ、整理棚からデスクへと、数多くの書類を入れたまま移動できるという特長もあります。
巷には、そうしたボックスファイルのさまざまな市販品があり、普通の文具店でも何種類かは売られています。
しかし、私のいる職場では、そうした市販品を購入せず、自作しています。それは、「袋ファイルが封筒のリサイクル」だったように、「ボックスファイルも廃品のリサイクルで作れないか」という発想があったからです。
●コピー用紙の梱包箱
通常のオフィスには、必ずと言ってよいほどコピー機があり、コピー用紙を消費しています。そして、コピー用紙を使っている以上は、それを運び込んで来るための梱包箱があり、定期的に幾つかの梱包箱がゴミとして発生しているはずです。このコピー用紙の梱包箱は、段ボールで作られています。そのため、強度的にもしっかりした造りで、かなりの耐久力があります。丈夫な「ボックスファイル」を作るには、このコピー用紙の梱包箱がぴったりの素材なのです。
しかも、職場で最も多く使われるコピー用紙がＡ４であるため、Ａ４サイズの梱包箱は、最も身近な存在であり、たいした加工をしなくてもそのまま参考資料のボックスファイルとして利用することが可能です。
オフィスにあふれている「角２封筒」が、わずかな加工で「袋ファイル」という省スペース・省コストの強力な超整理ツールへと変身するように、オフィスのなかに転がっている「コピー用紙の梱包箱」も、ちょっとした加工を行うだけで、「ボックスファイル」という強力な整理ツールに変身します。
●作り方
作り方のポイントは、まず図のようにガムテーム（できれば布製のもの）で梱包箱を閉じます。次に、カッターで斜めにカットし、ひとつの箱から二つのボックスファイルを作るようにします。この際、出来上がるボックスファイルの寸法が同じになるよう、あらかじめ正確にカットラインを引いておくことがポイントです。
これでボックスファイルの出来上がりなのですが、整理のことを考えて、最後に何らかのインデックスを付けておくと整理整頓も楽です。
私の職場では、袋ファイルを作る時に利用する「山根式袋ファイル作成定規」をそのまま使って、図のように袋ファイルと同様のインデックスを書いています。
また、ダンボール箱で適当な大きさのものなら、他の箱でもりっぱ素材になります。例えば、封筒が入っていた段ボール箱、ワープロの感熱紙が入っていた箱、宅配便の箱・・・など。
たかが参考資料の整理のために、高額な市販品を使うわけにはいかないので、その辺にある適当な物で代用できれば、本来それで充分なのです。
「オフィスから無用なゴミを出したくない」という視点で、社内にある廃物利用を考えていくことも、このご時世、大切な整理の姿勢だと思います。
●地理別ボックスファイル
ボックスファイルで実際に整理している参考資料は、例えば、次のようなものが挙げられます。「北海道」「東北」「関東」「北陸」「中部」「関西」「四国」「中国」「九州」「沖縄」「ハワイ」「アメリカ」「ヨーロッパ」・・・など
日本国内と海外を主なエリア別に分類し、「１エリア１ボックスファイル方式」で、その地域に関する観光パンフレットや各種の参考資料を整理、というか投げ入れています。
地元の名古屋市など、とくに重要な都市については、それぞれに専用のファイルボックスを作っています。
特定の地域をテーマにした企画や制作に威力を発揮し、観光や名産品関連、地場産業関連、各種キャンペーンや観光パンフレット、原稿作成などに役立っています。
●分野別ボックスファイル
地理別のボックスファイル以上に、数多くあるのが、分野別に作っているボックスファイルです。 「企画資料」「会社案内」「学校案内」「金融」「不動産」「グルメ」「ファション」「スポーツ」・・・などこれまでの制作物をはじめ、企画書、各種統計や文献からのコピー資料、レポート、雑誌の特集記事など、さまざまな参考資料をジャンルごとに分けて分類整理しています。
例えば、「スポーツ」と書きましたが、実際には「テニス」「スキー」といったように各項目のボックスファイルを作り、その中にさまざまなパンフレット類や資料を入れています。
このボックスファイルは、これまでに手がけてきた制作物がベースとなり、それを制作する段階で収集した参考資料がほとんどを占めています。
あるプロジェクトが終了した場合に、各スタッフがデスクにあった参考資料を片づける際、自然発生的に追加し生まれてきたボックスファイル群です。
●感慨
このような手製の「ボックスファイル」を使って参考資料の整理をするようになったのは、もう数年前、６、７年前からだと思います。ボックスファイルには、一応、山根式袋ファイルのようにインデックスを設けていますが、それに合わせて五十音順に並んでいる訳ではありません。ほんとうに適当に書棚に並んでいるだけです。
これらのボックスファイルは、重量があるため移動も大変で、それらを五十音順に並べ替えてやろう、という暇な奴は職場に一人もいないからです。(^^;
また、これらのボックスファイルは、「ライブラリー棚」と呼んでいる棚に入れていて、そこには参考資料よりもさらに使用頻度の高い辞書類や文献類が一緒に置かれているため、下手に並び替えると使い勝手が悪くなってしまうからです。
コピー用紙の梱包箱で作った最も大きなボックスファイルには、パンフレット類がぎっしり入っています。なかには、女性スタッフでは高く持ち上げることができないほどの重さになったものもあります。
何か企画を考える時、原稿を書く時、スタッフはそれらのボックスファイルを漁っては、アイデアの素やネタを物色します。
で、「よっこらしょっ〜！」とか言いながら、両手でフラフラとデスクへ運ぶ、という珍奇な光景が、ウチの職場では良く見かけられるというわけです。
1996-11-01
