お仕事のヒント

■ 書類整理(12)　名刺の整理

●社名による五十音順整理

名刺は、五十音順に並べて整理している。
五十音順で整理する場合、人名で並べるか、社名で並べるかが迷いがち。私の場合はほとんどが社用の名刺なので、社名順で並べることに決めている。

しかし、それでもついつい人名順で整理してしまい、探すのに苦労したり、社名を思い出せずに探せないことがある。個人のお付き合いを中心にした整理なら人名を基準に整理したほうが良いかも知れない。


●整理箱＆インデックス

名刺を入れておくケースは、定型封筒の入っていた厚手の紙製の箱を使っている。名刺が収まればそれで良いのだから、ケースにこだわる必要はないだろう。私の場合は、２箱くらいの量の名刺を保存している。

いま大雑把に数えてみたら、２箱の中に約1400枚くらいある。捨てられる名刺も多いと思うので、もっと整理すれば1000枚くらいには減らせると思う。

このケースの中に、「あ」「か」「さ」・・と、ひらがな１文字を書いた名刺サイズのインデックスを入れて区分けしている。このインデックスは、もう商品名は分からないが普通の文房具店で市販されているものを使っている。


●日付などの記入

名刺を整理する時に気をつけているのは、まず名刺を受け取った時に日付を書き込むようにしていること。

これは、最初にいつ会ったかという記録にもなるが、長いお付き合いをしている人の場合などは、人事異動や転職などで住所や連絡先が変わり、手元に複数の名刺があり、どの名刺が現在のものなのか分からないことがある。そんな時に、名刺に日付が入っていると判別できる。

また、「メガネ」とか「ヒゲ」とか、その人の特徴を簡単にメモしたり、名刺を受け取った場所などもできるだけ名刺に記入しておくようにしている。後から名刺を見たときにどんな人だったのか、何の仕事で会ったのか、思い出しやすいようにしている。


●袋ファイルとの連携

特定の仕事で集中的に多くの関係者などに会った場合には、その仕事に関する人の名刺を並べてコピーをとり、袋ファイルに入れたりする。スパンの長い仕事などでは、このコピーを袋ファイルに貼っておくと、関係者の連絡先一覧表として重宝する。

なお、このコピーをとる時に、袋ファイルのインデックス部分も一緒にコピーすると、日付やタイトルと一緒に一枚の紙にコピーできるので便利。（情報提供：スポックさん）

ちなみに、取材した人の名刺については基本的に整理箱には保存せず、書類と一緒に袋ファイルに入れている。取材した人の名刺までこの整理箱に入れたら、収拾がつかなくなるし、私の場合、取材でお会いした人については、仕事が終わった後は連絡を取ることがほとんどないからである。


●名刺も押し出しファイリング

それから、使った名刺をこの名刺箱へ戻す場合、必ず区分けの中の最も手前の位置に入れるようにしている。使った名刺を最前列に入れることで、頻度の高い順に並ぶ。つまり超整理法の「押し出しファイリング」方式をここでも実行しているということ。

1999-01-10