お仕事のヒント

■ 書類整理(11)　テキストファイルの整理

　●はじめに

　最近、仕事でも個人でも複数のパソコンを使うことが多くなってきました。私の状況を例に書き出してみると、次のようになります。

・インターネット・・・職場のMacintoshとWindows95(FMV)、自宅のMacintosh
・パソコン通信・・・・職場のOASYS、携帯のINTERTop、自宅のOASYS
・仕事の文書作成・・・職場のOASYS、携帯のINTERTop
・日曜プログラミング・携帯のINTERTop、職場のWindows95(FMV)とMacintosh
・スケジュールなど・・携帯のINTERTop

　　※INTERTopは、OSがMS-DOSのA5ノートパソコン（富士通）のこと。
　　※OASYSは、本来富士通のワープロなんですが、私の場合はMS-DOS
　　　システムを入れてパソコンとしても活用しています。

　一人一台のパソコンどころか、なんと一人で６台のマシンを使っていることになります。(＾＾;　しかも、ＯＳも使用するソフトもバラバラの物を使って作業しています。（よくやっているなぁ）

　ホームページ制作やＥメールといったインターネット関連では、MacintoshとWin95を使って画像ファイルやバイナリーファイルを扱いますが、それ以外では、ほとんどテキストファイルの作業です。

　そこで、Niftyメールを含めてほとんどのテキストは、最近愛用しているINTERTop（＋外付けリムーバブルハードディスク）に集約して持ち歩くようになりました。

　このように、雑多なテキストファイルを日々扱い、保存していく場合は、あとから検索することを考えて、「ファイル名を日付にした時間順」の一元管理を行うと便利です。


　●日付をファイル名にする

　例えば、きょう扱ったファイルなら、次のようにしています。

19980804.LOG・・・パソコン通信のログ
19980804.MAL・・・きょう届いたNiftyのメール
19980804.RES・・・きょう出したメールの返事
19980804.TXT・・・きょう書いたメモや原稿
19980804.MES・・・きょう投稿した文書
19980804 ・・・きょうの予定

　つまり、ファイル名の頭から8文字には西暦・年・月・日を入れ、拡張子名（後ろの3文字）で分類するというスタイルです。

　WindowsとMacintoshだけならファイル名の長さを決める必要はないのですが、INTERTopなどOSがMS-DOSのマシンでは、8＋3以内というファイル名の制約があるので、どのOSでも扱えるようにDOS形式のファイル名に統一しているわけです。


　●拡張子名は適当に

　しかし、拡張子名の付け方は、厳格に決めているわけでもありません。適当に思いついたものを付けているうちに、こうなってきただけで、あくまで自分のおぼえとして目安にしているだけです。

　実際、その日に複数の原稿を書く時などは、次のようにほんとうに適当な拡張子名を思いつきでつけて作業し、保存しています。

19980804.TXT・・・最初に作った原稿
19980804.TX ・・・同じファイル名があったので最後のTを消した(＾＾;
19980804.ADM・・・クライアントの名前から付けた
19980804.TTT・・・何となく(＾＾;
19980804.1・・・・番号を付けた
19980804.2・・・・同上

　また、テキストを一つひとつに分けて保存するのではなく、すでに同じファイル名があった場合など、ひとつのファイルに連結してしまうことも多いです。

　それから、長期にわたって作らなければならない原稿などの場合は、日付ファイルにせず、とりあえず漢字で仕事の名前を付けておき（例えばカタログ.TXTなど）、仕事が完了した時点で、その日付のファイル名にリネームしたりしています。

　こんな感じで、とにかく「ファイル名の頭8文字だけは日付を入れて保存する」というくらいの意識でやっています。

　そして、このようにしてリネームした日付ファイルは、「ひとつのフォルダ」に保存するようにしています。「ここだけを探せば良い、なかったら諦める」という「超」整理法の“ポケットひとつ原則”です。

　こうしておけば、たとえ検索できない状況下でも、日付でおよその見当がつけられるため、ファイル名を見るだけで比較的カンタンに、目的の情報にたどり着くことができます。

　下手にジャンル分けや項目を設けて階層構造的に分類していくと、収拾がつかなくなり“整理のための整理”に陥りやすくなります。


　●さいごに

　日付をファイル名にした複数のテキストファイルを使って、日々のスケジュールやメモなどを整理するようになって、かれこれ数年の歳月が流れました。

　パソコンの世界は進化が著しいので、通常の場合、数年の時間が経過すると、そのシステムはまったく役に立たないほど旧式なものになってしまいます。ハードもソフトも目まぐるしく変わる時代なので、しかたがない現象でしょう。

　ところが、ここで紹介した単純な、原始的ともいえる「日付ファイル整理法」は、いまだ現役の個人情報整理システムとして、少なくとも私の手もとでは便利に機能しています。

　例えば、10年先、20年先の未来には、WindowsもMacOSも存在しないかも知れません。しかし、「時間」は間違いなく存在するでしょう。そして、時間がある以上、昨日・今日・明日という時間を表す、「日付」というシステムと仕様は変わらないと思います。

　ならば、例えばの話ですが、この「日付」とか「テキスト」のように、もっともっと“普遍的なもの”に着目したソフトウェアづくり、システムづくりが、これからの時代にとても有用なのではないか、それが新しい価値を持つようになり、トレンドになってくるのではないか、と考えます。

　そうした思いがずっと昔からあるため、時間や空間、人間、人生、心、霊、愛、感謝といったキーワードが、私の頭からなかなか離れないのです。はい。

（最後に来て一気に飛んでしまったけど(＾＾;、こんなこと思うの私だけかなぁ？）

1998-08-04