お仕事のヒント

■ 書類整理(1)　資料

　職場で行っている書類の整理法を簡単に紹介します。

　会社の仕事は、広告コピーとかデザインを行う制作プロダクションなのですが社内の書類のほとんどすべては「山根式封筒ファイル」を利用しています。（角２封筒の天地をＡ４の長さでカットしタイトル枠を設けた封筒のこと）もう１０年以上続いているのではないかと思います。

　まず、仕事の発生と同時に、その山根式封筒ファイルには

　　・受注番号
　　・クライアント名
　　・題名
　　・年／月／日
　　・先方担当者名

　が記入され、各スタッフは関係資料のほぼすべてをそれに入れて、打合せや制作作業に持ち歩きます。

　資料が多い場合は、天地が同じ寸法に切ってある大きな封筒に入れています。（封筒が膨らむと奥行きが通常のものと同じくらいになるから面白い）それでも入らないくらい多い時は複数の封筒ファイルを使用してます。

　また無茶苦茶サイズのでかい資料（例えば図面の青焼きとか）があったりしますが、そういうものも支障がなければ封筒に入るサイズまで折りたたんでしまい、強引に入れています。(^^;

　私は取材で撮影したフィルムとか録音テープ、ビデオテープといった書類でないものまで入れてます。慣れれば結構違和感ありません。(^^;そこまで徹底しない人もいます、そのあたりは人それぞれです。

　で、そうしてできた封筒ファイルを、机の上で時間順に並べて、「超」整理法の「野口式押し出しファイリング」を行っているというわけです。以前から自然に時間順に並べてました（封筒で整理している人はほとんどそうだと思う）が、『「超」整理法』を読んでからは、確信をもって並べています。(^^)

　外出する時は、必要な封筒をわしづかみにしてカバンに入れ、出かけます。私は複数の仕事で出かけることが多いため。そういう時でも、カバンの中は押し出しファイリングが自然にできているので、中身をあさることもなく、必要な資料がサッと出せます。これは本当に楽です。

　机の上の本立てから押し出された封筒ファイルは、クライアント名別に分類された書類棚に入れ保管します。クライアント名はあいうえお順に分けられていて、ひとつひとつのクライアントの中も、題名によるあいうえお順で封筒が並いんでいます。

　この書類棚の封筒ファイルは、時々チェックされ、古いものから間引きされます。昔は全資料が残ってました（！）。クライアントとの取引状況によってまちまちですが、最近はだいたい５年〜３年以上の古いものをめどに捨てているようです。

　こうした整理法は、たぶんウチの会社が企画やコピーライティングが中心の業務なので、封筒ファイルだけで可能なんだろうと思います。でも、結構サイズの長いもの（ポスターとか版下とか）が、封筒ファイルから顔を出したまま（というより下の方だけ入っているという恰好）で収められてたりしています。

　中には、封筒ファイルの横を割いてしまって、完全にはみ出しているものもあったりします。ここまで来ると、封筒ファイルに入れているというより、封筒ファイルがインデックスみたいなものになってます。(^^;)

1996-02-10